Lato to czas, kiedy ludzie wyjeżdżają na wakacje i ustawiają w swoich służbowych skrzynkach mailowych autoresponder z informacją o nieobecności w pracy. Jak go napisać, aby klient nie poczuł się zaniedbywany?
Autoresponder to bardzo przydatna funkcja. Pozwala nie tylko skierować klienta do innej osoby, która nas zastępuje w czasie urlopu, ale również dzięki niemu po powrocie z urlopu nie zastaniemy natłoku niezrealizowanych zleceń czy zapytań.
Niestety często o tym zapinamy i albo nie włączamy autorespondera, albo jego treść pozostawia wiele do życzenia.
Wiele autoresponderów ma taką lub podobną treść:
Witam, od dnia ___________ do _________ jestem poza biurem. Na wszystkie maile odpowiem po powrocie do pracy.
Pozdrawiam
________________
Po przeczytaniu takiej wiadomości klient:
- wie, że jesteś na urlopie i nie możesz się z nim spotkać,
- nie wie, z kim w tej sytuacji może się skontaktować,
- zapewne pomyślał, że jego potrzeby i problemy są w tej chwili dla ciebie nieistotne.
Po przeczytaniu powiesz rozeźlona, że masz prawo do urlopu i nie będziesz zajmowała się sprawami zawodowymi w czasie wakacji. Masz słuszność i nikt nie namawia cię do tego, abyś w czasie urlopu odbierała telefony i maile od swojego klienta. Chcemy przekonać cię jednak do tego, abyś tak przygotowała treść autorespondera, aby klient dowiedział się z niej nie tylko o twojej nieobecności w biurze, ale także wiedział, że mimo urlopu nie pozostawiasz go samego z jego problemami.
Oto propozycja autorespondera, który spełni powyższe warunki:
Dzień dobry,
chciałabym poinformować, że w dniach ____________ jestem na urlopie. Pod moją nieobecność proszę o kontakt z _____________. Jej / jego adres mailowy: _____@sukcesnaszpilkach.pl, telefon: 602-___-___.
Zapewniam, że zostawiam Państwa w dobrych rękach.
Z poważaniem
_________________
Widzisz różnicę między pierwszą a drugą treścią autorespondera? W drugim powiadomieniu o urlopie podaliśmy nie tylko datę naszej nieobecności, ale także jej powód (wystarczy jeśli napiszesz, że wyjechałaś na urlop; nie tłumacz przy tym, co masz zamiar robić w czasie wakacji) i procedurę działania klienta (w tej części podaj: imię i nazwisko osoby, która cię zastępuje, jej stanowisko, numer telefonu i adres mailowy).
Pamiętaj, aby po powrocie do pracy wyłączyć autoresponder.
