Office Manager, czyli kierownik biura, to osoba, która jest jego „mózgiem”. Przypada jej koordynacja działań pracowników, reprezentowanie firmy w kontaktach zewnętrznych oraz nadzorowanie wszystkich tych elementów, dzięki którym biuro będzie funkcjonować sprawnie i w optymalny sposób. Najlepiej, aby osiągnąć maksymalne efekty przy minimalnych nakładach własnych, więc kierownik ma również pieczę nad budżetem firmy.
Kto powinien zostać office mangerem?
Mówiąc w skrócie, niezbędne cechy dobrego office managera to: dobre umiejętności organizacyjne, komunikatywność, planowanie, znajomość ekonomii oraz umiejętność szybkiego podejmowania decyzji.
Organizacja przede wszystkim
![Fot. Fotolia.com](https://www.sukcesnaszpilkach.pl/wp-content/uploads/2015/06/Fotolia_40593797_Subscription_XXL-300x199.jpg)
Umiejętności organizacyjne są niezbędne do takich podstawowych dla sprawnego funkcjonowania biura jak rozdział zadań pomiędzy pracowników, wyznaczanie terminów ich realizacji oraz nadzorowanie postępów w wykonywanych działaniach. Ponadto kierownik musi dobrze skoordynować działania wykonywane przez podwładnych tak, aby współgrały z zadaniami powierzonymi firmom zewnętrznym czy innym działom tej samej organizacji.
Komunikatywność i planowanie
Dlatego właśnie komunikatywność jest niezbędna w rozmowach z podwykonawcami i klientami, a także przy nawiązywaniu nowych kontaktów handlowych. Planowanie jest zrozumiałe samo przez się – to koordynacja działań pracowników oraz wyznaczanie terminów wykonania danych zleceń.
Dobre planowanie budżetu i szukanie oszczędności
![Fot. Fotolia.com](https://www.sukcesnaszpilkach.pl/wp-content/uploads/2015/06/Fotolia_35348574_Subscription_XL-300x200.jpg)
Natomiast znajomość ekonomii jest niezbędna, aby wprowadzać rozwiązania, które pozwolą uniknąć zbędnych wydatków. Tu dobrym przykładem są zamienniki do drukarki – ich nabycie dla biura pozwala zaoszczędzić na kosztach, jakie generują tusze i tonery oryginalnych marek. Choć wydaje się, że druk nie pochłania wielu kosztów, to jednak zmniejszając czcionkę w drukach firmowych nawet o jeden tylko punkt, można osiągnąć spore oszczędności – tusze zużywają się w mniejszym stopniu, dzięki czemu rzadziej trzeba kupować nowe.
Zimna krew
Jeśli chodzi o podejmowanie decyzji, tu niezbędny jest człowiek, który szybko przeanalizuje sytuację i wybierze najkorzystniejsze dla biura działania. O ile wspomniane wcześniej zamienniki do drukarki to rzecz, jaką można wprowadzić w każdej chwili, mając dużo czasu na spokojną analizę wydatków, o tyle mogą zdarzać się sytuacje wymagające szybkich decyzji – office manager musi być człowiekiem, który jest odporny na stres i nie da się wytrącić z równowagi przez niesprzyjające okoliczności, z których będzie potrafił znaleźć najlepsze wyjście.