Wymiana wizytówek jest istotnym elementem spotkań biznesowych. Przy tej czynności także obowiązują zasady savoir vivre, które warto znać. Jak zatem wręczać wizytówki zgodnie z biznesową etykietą? Jakie zasady savoir vivre’u obowiązują przy braniu wizytówki? W jakim momencie wymieniać się wizytówkami? Oto kilka istotnych wskazówek.
- Savoir vivre przy wręczaniu wizytówki
- Savoir vivre przy braniu wizytówki
- Moment, w którym dajemy wizytówki – zasady savoir vivre
- Pierwszeństwo wręczania wizytówek według zasad savoir vivre
- Brak wizytówki i wizytówka nieaktualna
Wizytówka powinna być nieodłącznym atrybutem osoby reprezentującej firmę w kontaktach z innymi przedstawicielami. Dlatego ważne jest, aby zapoznać się z biznesową etykietą związaną z wymianą wizytówek.
Savoir vivre przy wręczaniu wizytówki
Wizytówkę podaje się prawą ręką w taki sposób, aby osoba, która ją otrzymuje widziała na niej wydrukowane napisy.
Mój kolega z pracy miał zwyczaj kładzenia wizytówki na stole i przesuwania jej w stronę kontrahenta. Patrzyłam się na to zachowanie ze szczerym współczuciem. Absolutnie, pod żadnym pozorem nie należy tego robić! To jak podsuwanie psu miski z jedzeniem w obawie, że może nas zaraz ugryźć.
Savoir vivre przy braniu wizytówki
Osoba otrzymująca wizytówkę bierze ją prawą ręką. Dużym nietaktem jest schowanie wizytówki od razu bez zapoznaniem się z jej treścią. Po przeczytaniu wizytówki najlepiej schować ją do wizytownika – dzięki temu nie zniszczy się i nie pozagina. Jeżeli nie mamy wizytownika, to można wsadzić kartonik do kieszeni marynarki. Zapomnijmy o tylnej kieszeni spodni! Wiele osób jest na tym punkcie przeczulonych i odbierze to tak jakbyś nie miała do nich szacunku.
Moment, w którym dajemy wizytówki – zasady savoir vivre
W przypadku spotkań z osobami, z którymi mamy pierwszy raz do czynienia, wizytówkami należy się wymienić na początku spotkania biznesowego. Znając stanowisko tych osób, łatwiej będzie nam się porozumiewać. Jeżeli na spotkanie przyszło kilka osób, to wizytówki należy wręczyć wszystkim.
Czasami się zdarza, że kontrahenci na początku spotkania zapominają o wizytówkach. Co wtedy? Otóż można podać wizytówkę w czasie spotkania, ale tylko wtedy gdy pozwala na to kontekst rozmowy.
Jeżeli spotkanie było umówione przez sekretarkę, to zazwyczaj informuje nas ona dokładnie o osobach, które będą w nim uczestniczyły. Wówczas można wymienić się wizytówkami na koniec spotkania – taki gest oznacza, że chcemy podtrzymywać kontakt.
Na targach, konferencjach i bankietach, w których uczestniczymy, wymieniamy się wizytówkami tylko z tymi, z którymi chcemy w przyszłości współpracować.
Nie obsypujemy swoimi wizytówkami jednej osoby, dodając jednocześnie, że mamy nadzieję, iż będzie ona je wręczać w naszym imieniu!
Nie dzielimy się wizytówkami na lewo i prawo. Szanujmy swoje nazwisko i lasy! Pamiętajmy, że zasada jest taka: im osoba zajmuje ważniejsze stanowisko, tym mniej rozdaje wizytówek.
Pierwszeństwo wręczania wizytówek według zasad savoir vivre
Mamy oto taką sytuację – zostałyście wysłane na spotkanie z szefem jednego z działu firmy, z którą zamierzacie współpracować. Zazwyczaj na takie spotkania biznesowe jedzie twoja szefowa, która tym razem walczy z przeziębieniem. Witasz się i zaczynasz gorączkowo zastanawiać się, czy masz już wręczyć wizytówkę, a jak nie teraz to kiedy. W tej sytuacji musisz poczekać na gest gospodarza spotkania. To on zajmuje wyższe stanowisko i to on pierwszy powinien wręczyć wizytówkę.
Nigdy, ale to nigdy nie wolno prosić o wizytówkę kogoś, kto jest na wyższym stanowisku od tego, które ty zajmujesz.
Pamiętajmy też, że zawsze należy dać wizytówkę komuś, kto dał nam swoją.
Brak wizytówki i wizytówka nieaktualna
Spotkałam się z tym, że firmy – np. z powodów oszczędności – nie drukują pracownikom imiennych wizytówek, a zalecają posługiwanie się ogólnymi wizytówkami, na których umieszczone są: dane teleadresowe i logo firm. Jak poradzić sobie w takiej sytuacji? Wykręcać się i powiedzieć, że dane kontaktowe prześlesz mailem? Albo podać ogólną wizytówkę i powiedzieć, robiąc stosowną minę, że firmę niestety nie stać na wizytówki osobiste? Oba wyjścia nie są dobre. Należy bez komentarza wyciągnąć wizytówkę i dopisać przy osobie, której zamierzamy ją wręczyć dane kontaktowe.
A co w przypadku nieaktualnych informacji, które znajdują się na naszej wizytówce? W momencie wymiany należy przekreślić stare dane i wpisać nowe. Wszelkie zmiany zapisujemy na pierwszej stronie, a kończymy na drugiej. Po spotkaniu czym prędzej zamówmy nowe wizytówki.
